Nhắc tới “Chuyển đổi số doanh nghiệp” chúng ta nghĩ đến ngay giải pháp văn phòng điện tử thông minh.

Từ năm 2020, VNTT đã triển khai e-office như một công cụ đắc lực cho các đơn vị thành viên của Tổng công ty Becamex IDC, các trường học cũng như các doanh nghiệp trong khu công nghiệp tại Bình Dương nhằm tối ưu hóa thời gian và chi phí quản lý.

Đầu năm 2023, VNTT triển khai phần mềm BecaWork, là bản nâng cấp toàn diện của văn phòng điện tử e-office, nhiều tính năng mới được tích hợp thêm cùng với việc tối ưu hóa trải nghiệm người dùng. Cùng VNTT tìm hiểu thêm về giải pháp này qua bài viết dưới nhé!

Giải pháp quản lý, vận hành doanh nghiệp thông minh kỷ nguyên 4.0 (nguồn: VNTTS)

Thực trạng quản lý doanh nghiệp hiện tại

Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đang gặp khó khăn với việc vận hành và quản lý, dẫn đến việc doanh nghiệp phát triển chậm và không có bứt phá.

Theo số liệu thống kê, tính đến nay có khoảng 90% doanh nghiệp sử dụng kênh chat online như Zalo, Messenger,… để trao đổi và giao việc giữa các nhân viên. Điều này khiến cho thông tin bị đứt gãy, dễ xảy ra sai sót trong quá trình giao nhận việc. Người quản lý cũng rất khó nắm bắt tình hình tiến độ công việc, dẫn tới công việc hoàn thành không đúng hạn.

Bên cạnh đó, có đến khoảng 71% cấp quản lý chưa có các công cụ quản lý phù hợp và 63% doanh nghiệp hiện nay vẫn quản lý quy trình bằng phương pháp thủ công, dẫn đến việc khó tổng hợp,, tìm kiếm thông tin khi cần. Điều này vô hình làm tăng chi phí quản lý doanh nghiệp và gây ra nhiều rắc rối không đáng kể cho doanh nghiệp.

Một giải pháp tự động hóa trong quản lý, vận hành doanh nghiệp như BecaWork sẽ là lựa chọn lý tưởng để bạn “gỡ rối”, nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp.

BecaWork giúp doanh nghiệp tự động hóa quá trình quản lý và vận hành như thế nào?

BecaWork tích hợp nhiều công cụ số hóa trên một nền tảng duy nhất, bao gồm các tính năng như: số hóa biểu mẫu, quy trình làm việc, quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý khách hàng, công văn, lịch làm việc, lưu trữ và chia sẻ tài liệu, mạng xã hội nội bộ.

Tổng hợp các tính năng đã tích hợp trong BecaWork (nguồn: VNTTS)

Số hóa toàn bộ thủ tục và quy trình

Tất cả các quy trình tại doanh nghiệp dễ dàng được thiết lập, số hóa và chuẩn hóa trên BecaWork giúp các doanh nghiệp tiết kiệm tới 90% thời gian và chi phí cho các công việc trình ký, phê duyệt và lưu trữ.

Hệ thống quy trình được xây dựng cụ thể theo từng phòng ban, từng vị trí nhân sự, có sự phân chia rõ ràng giữa trách nhiệm của từng bộ phận giúp hạn chế tối đa tình trạng chậm tiến độ hay bỏ sót công việc được giao. Tức thì phát hiện điểm nóng trong luồng phối hợp nhờ dữ liệu trực quan từ đó nhà quản lý dễ dàng kiểm soát và có phương án tối ưu quy trình, đo lường chính xác hiệu suất công việc của từng phòng ban/cá nhân.

Quản lý công việc

Trong thời đại 4.0, các doanh nghiệp hoặc cá nhân thường có xu hướng sử dụng các phần mềm trực tuyến để quản lý các công việc nhằm tiết kiệm thời gian, mang lại hiệu quả cao hơn. Khác với các phần mềm quản lý công việc riêng lẻ và đắt đỏ khác, BecaWork tích hợp luôn vào hệ thống như là 1 tính năng quan trọng.

Với tính năng này, doanh nghiệp rất dễ dàng giao việc và phân bổ công việc cho nhân viên hoặc nhóm nhân viên theo vị trí công việc và phòng ban. Các cấp quản lý rất dễ dàng trong việc theo dõi tiến độ của công việc dựa trên các biểu đồ, các infographic hiển thị trực quan và chi tiết. Bên cạnh đó, công việc sẽ được tự khởi tạo và phân công theo quy trình mà doanh nghiệp đã xây dựng trên BecaWork.

Lưu trữ tài liệu và chia sẻ dễ dàng qua thư viện

BecaWork cho phép tạo và lưu trữ trực tuyến các tài liệu của doanh nghiệp. Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập cũng như chia sẻ tài liệu mọi lúc mọi nơi.

Mạng xã hội nội bộ

Các nghiên cứu gần đây cho thấy mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp ngày càng phổ biến. Nó trở thành kho dữ liệu và trung tâm truyền thông chính của các doanh nghiệp. Theo kết quả nghiên cứu của APCO Worldwide và Gagen McDonald, các doanh nghiệp sử dụng mạng xã hội nội bộ giúp nhân viên của họ tương tác nhiều hơn trong công việc. Với một doanh nghiệp lớn có nhiều văn phòng, chi nhánh, thì việc áp dụng một mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp là hoàn toàn hợp lý và mang tính cấp thiết trong thời đại công nghệ hóa, hiện đại hóa như hiện nay.

BecaWork tạo ra một mạng xã hội riêng cho doanh nghiệp với giao diện hiện đại cùng đầy đủ các tính năng như các mạng xã hội hiện tại như Facebook, Twitter, Instagram… với bảo mật và riêng tư cao cho môi trường doanh nghiệp.

Quản trị cấu hình tập trung

Trang quản trị của phần mềm cho phép thiết lập cấu hình tất cả các phân hệ; quản lý tài khoản, đơn vị và phân quyền nhóm; cũng như tích hợp các công cụ xây dựng các biểu mẫu và quy trình động.

BecaWork đồng bộ phương thức làm việc trên một nền tảng duy nhất. Làm việc mọi lúc, mọi nơi trên cả laptop, smartphone…giúp tăng 200% hiệu suất làm việc

Tổng kết

Qua bài viết trên, hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về giải pháp BecaWork và các lợi ích có thể mang lại cho doanh nghiệp.

Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử BecaWork của VNTT, vui lòng tham khảo tại đây, hoặc liên hệ trực tiếp để được tư vẫn rõ hơn qua:

Công ty Cổ phần Công nghệ & Truyền thông Việt Nam

Số 02, Đường Tiên Phong 03, P. Hòa Phú, Thủ Dầu Một, Bình Dương

Website: https://vntt.com.vn – https://vntts.vn

Hotline: 1800 9400

Email: cskh@vntt.com.vn – marketing@vntts.vn